Как же организовать праздник своими силами? Или, может, предоставить это ответственное дело профессионалам? Не торопитесь с ответом.
Как составить план организации праздника
Итак, вам поручили организацию корпоративного праздника (чаще всего организацию поручают секретарю, помощнику руководителя или менеджеру отдела по работе с персоналом). Обычно на подготовку корпоративного праздника уходит 10–14 дней (для Нового года необходимо как минимум три недели). Не забывайте, чем больше заказов, тем труднее подобрать банкетный зал, пригласить артистов и тамаду, приобрести необходимые аксессуары. Кроме того, чем меньше времени остается до планируемого мероприятия (имеются в виду Новый год, 14 февраля, 8 марта и т.д.), тем выше поднимаются тарифы. Чтобы организовать праздник, надо придерживаться некоторых правил, создать план организации праздника. Разделите всю организацию праздника на два этапа – подготовку праздника и его проведение.
Прежде чем начать подготовку к празднику, необходимо оговорить с начальником следующие пункты:
Определение цели проведения мероприятия
Если главная цель проведения мероприятия – просто банкет (или пикник), вам лучше обратить к стационарному или выездному ресторану или, прочитав дальнейшие рекомендации по организации банкета, воспользоваться ими. Если же главной целью проведения праздника (или другого события) является формирование корпоративной культуры организации, то необходимо будет позаботиться и о сценарии праздника, и о ведущем, и о банкете, и о многом другом. Другими словами, стать педагогом, режиссером и талантливым организатором, чтобы получить максимальную отдачу от проведения мероприятия. Настройтесь на то, что для вас это будет не праздник, а тяжелая работа. Однако этот труд поможет вам приобрести необходимый опыт и стать незаменимым сотрудником по организации и проведению корпоративных праздников.
План организации праздника
Определение бюджета, необходимого для организации мероприятия. При составлении бюджета нужно:
•составить список приглашенных (кстати, от того, кого будет больше – мужчин или женщин – зависит крепость и количество спиртных напитков);
•определить место проведения праздника;
•продумать меню банкета;
•спланировать оформление помещения и техническое обеспечение;
•решить, необходим ли транспорт, фото– и видеосъемка;
•позаботиться о подарках и призах;
•решить, нужно ли освещение вашего мероприятия в средствах массовой информации и Интернете.
Определение вида мероприятия
Вид праздника зависит от вашей фантазии и средств. Можно организовать:
•банкет (шведский стол / фуршет) с культурно-развлекательной программой;
•пикник на природе;
•праздник на теплоходе (пароходе);
•спортивный праздник с играми и соревнованиями.
Провести что-то более оригинальное (костюмированный бал-маскарад, экстремальный праздник, праздник с национальными обрядами и т.д.). Вам помогут в агентствах по организации праздников.
Выбор места проведения мероприятия
Это во многом зависит от бюджета. Но не менее важно учитывать характер предстоящего мероприятия, количество гостей и их пристрастия, а также присутствие посторонних гостей, членов семей сотрудников. Важно, будут ли на празднике дети. Выбрать можно – от помещения вашей фирмы (офиса, предприятия и т.д.) до банкетных залов ресторанов всех уровней, различных клубов, загородных пансионатов и баз отдыха, теплоходов и т.д.
Составление плана-сценария мероприятия
План-сценарий делается в виде схемы. В этой схеме должны быть перечислены все составляющие праздника, и все лица, ответственные за отдельные его части. Также должно указываться время работы каждого участника.
Подробные сценарии удобны, но не дают возможности импровизировать. Гораздо лучше набросать сценарный план, который включает основные моменты, временной регламент и общую последовательность событий. Этот план следует тщательно проработать. Если в подготовке можно о чем-то забыть, а затем заметить и исправить ошибку, то во время проведения мероприятия второй попытки не будет. Любая ошибка ведущего программы или музыкантов будет заметна.
С ведущим праздника, лучше познакомиться лично и рассказать ему все о своем празднике и о приглашенных гостях. Ведущий, второй человек, после администратора на празднике, и от того, как он почувствует дух компании, будет зависеть проведение мероприятия и вся организация праздника.
Стоит отметить, людям больше всего запоминается начало и конец торжества. В связи с этим, в конце мероприятия необходимо запланировать кульминацию праздничной программы. Это может быть праздничный салют или выброс шаров с предсказанием судьбы или что-то такое, чего никто не ждет.
И самый последний штрих – доставка гостей от места проведения мероприятия до дома. Довольные и немного уставшие от праздничного веселья гости не должны думать, как и на чем они доедут из ресторана или загородного клуба до дома.
Примерная схема плана организации праздника:
•проверка акустических возможностей зала;
•определение способов украшения зала (декор, цветы, шары);
•выбор способа рассадки гостей (банкет, шведский стол, фуршет, кофе-брейк и т.д.);
•определение места для кухни в случае работы с выездным рестораном;
•определение места для переодевания артистов;
•составление регламента – расписания всего сценария культурной программы;
•составление регламента выноса и подачи блюд;
•подготовка схемы проезда и парковки машин, решение вопроса с пропусками;
•проверка наличия удобств общего пользования (их количество и качество);
•определение места размещения гардероба (если нет стационарного);
•составление маршрута разъезда транспорта;
•составление общего регламента праздника;
•уточнение плана размещения и функций охраны (иногда встает вопрос питания охраны);
•проверка сценария программы на наличие приемов, которые служат формированию корпоративной культуры (для максимальной отдачи от средств, вложенных в праздник);
•заранее определить лучшие видовые точки для фото– и видеосъемки праздника и согласовать их со специалистом;
•согласовать письменно с местным пожарным место проведения фейерверка;
•согласовать письменно в договоре с организацией места проведения праздника (если все делается своими силами, без специалиста), количество сотрудников, необходимых от службы места проведения праздника (электрик, сантехник, гардеробщик, инженер и др.) и их время работы (иногда встает вопрос об их питании);
•подобрать призы и подарки таким образом, чтобы со временем, остались приятные воспоминания о мероприятии.
