Как уже говорилось ранее, есть такие корпоративные мероприятия, которые работают на имидж вашей фирмы. Они проводятся не только для самих сотрудников, но являются вашей визитной карточкой для возможных партнеров и клиентов. Например, корпоративные мероприятия по открытию фирмы.
Как провести открытие фирмы
Разумеется, эти акции требуют определенной строгости, но совершенно необходимо, чтобы они были интересными и непринужденными, оставляли хорошее впечатление. Именно проведение этих акций в виде торжеств и определяет их успех. Как же провести торжество так, чтобы оно стало незабываемым, ярким, веселым и непохожим на все остальные при разумных затратах? Есть такое мнение, что лучше всего обратиться к профессиональному коллективу, который полностью организует ваш вечер. У этого решения есть несколько «но»:
–во-первых, вы не можете ручаться, что за определенную сумму получите желаемый результат;
–во-вторых, все равно придется уточнять сценарий и корректировать номера;
–в-третьих, у профессиональных коллективов со временем нарабатываются некоторые клише, и это может лишить ваш праздник неповторимости.
Наилучшим является смешанный вариант, когда для исполнения какой-то части программы приглашаются коллективы или артисты или конферансье, но предлагаемый сценарий должен быть под вашим руководством отредактирован.
От успеха проведения открытия фирмы зависит очень многое. Это ваша первая заявка о себе, первая визитная карточка. В зависимости от того, насколько удачной она окажется, зависят ваши отношения с партнерами, клиентами и сотрудниками.
Каким должно быть открытие фирмы
Открытие фирмы должно быть:
•выдержано в хорошем вкусе;
•характеризовать вас как рачительного хозяина, мудрого руководителя, порядочного партнера, неординарного и мыслящего человека;
•содержать как можно больше информации о предполагаемой деятельности фирмы;
•не быть слишком затянутой по времени;
•создавать для вас дополнительные возможности лучше узнать людей, с которыми вам предстоит сотрудничать;
•быть динамичной и веселой.
В зависимости от возможностей открытие фирмы может происходить в самом помещении фирмы или банкетном зале.
В случае аренды зала ресторана нет необходимости заботиться о сервировке стола, остается лишь обсудить с шеф-поваром меню и порядок перемены блюд и напитков. Советуем менеджеру внимательно изучить и откорректировать его.
Следует также лично, не полагаясь ни на чье мнение, убедиться в том, что репертуар, технические возможности и уровень исполнения музыкального коллектива вас устраивают и также заранее обсудить с его руководителем порядок и способ исполнения музыкальных номеров.
Хотя наши национальные традиции предполагают размещение гостей за столом сразу после прибытия, в данном случае советуем поступить несколько иначе. Столы следует разместить вдоль стен буквой «П», оставив свободными центр и пространство у входа, чтобы все приглашенные видели прибывающих. Лучше всего поставить дополнительные кресла группами по три-четыре по внутренней стороне стола, на котором перед началом приема следует поставить подносы с аперитивом и легкими закусками в виде бутербродов и тартинок. Последним веянием моды считается составление бутербродов без гарнира, только из основных продуктов, причем они должны быть открытыми.
Рядом на столах желательно поместить рекламную продукцию небольшого, карманного формата, отражающую предполагаемую деятельность открывающейся фирмы – лучше всего буклеты с фотографиями продукции, рекламой услуг, реквизитами и контактными данными. Также это могут быть календари, ручки с логотипом фирмы, брелоки и т.п.
Каждого прибывшего гостя следует лично встретить и представить гостям.
Эту задачу значительно облегчат заранее изготовленные и разосланные именные приглашения, поскольку в этом случае встречу и знакомство гостей между собой можно разделить с администратором и службой охраны. На столах можно расставить таблички с именами приглашенных, чтобы после приглашения к столу гости не испытывали неловкости. Уверяю вас, что практически все уже до приглашения принять участие в застолье уяснят свои места и познакомятся с соседями.
Если среди приглашенных имеются иностранные гости, позаботьтесь о переводчике, не пользуйтесь услугами переводчика-гостя.
И еще одно. Такое мероприятие, как открытие фирмы, вполне может обойтись без экзотики вроде дрессированных медведей или караоке. Серьезных партнеров это может натолкнуть на мысль о вашем дурном вкусе и расточительности. Так что воздержитесь от такого рода излишеств, если только вы не хотите создать себе именно такой имидж.
Во время постепенного прибытия гостей в зале должна играть музыка, но в половину слышимости для того, чтобы стоящие рядом слышали друг друга, но каждое сказанное слово не разносилось бы эхом по всему залу.
Вопросы безопасности приглашенных
И, наконец, рассмотрим несколько вопросов безопасности. Конечно, если у вас есть своя служба безопасности, и вы в ней уверены, эту задачу можно возложить на нее. Во всех остальных случаях следует самому проверить:
•состояние запасных выходов;
•состояние пожарных щитов и пожарных кранов;
•чердачное помещение;
•смежные помещения и подвал;
•перед началом приема, проверив все помещения, следует оставить открытым только один запасной выход – пусть это будет выход из кухни, как находящийся на глазах у персонала.
•на случай непредвиденных обстоятельств убедитесь в наличии огнетушителя и средства коммуникации (хотя бы одного телефона).
Выполнив эти нехитрые инструкции, вы можете избежать серьезных нежелательных неожиданностей.
План проведения открытия фирмы
Вступительную речь, которую должен произнести руководитель открывающегося предприятия, начинают обычно минут через пять-десять после наступления назначенного времени, но это можно изменить, исходя из времени прибытия гостей. Все же советуем сильно не оттягивать начало, в крайнем случае, у вас будет возможность представить опоздавшего и в процессе застолья.
Итак, гости собрались, со столов незаметно убрали посуду от аперитива и внесли бокалы для шампанского и сервировали стол. Если гостей немного и есть кому открыть все шампанское одновременно, бокалы могут быть пустыми. Но если гостей много, то шампанское, разлитое за одну-две минуты до конца вступительной речи, можно внести на подносах в зал. Если вы не забыли приготовить символическую ленточку и ножницы, можно начинать.
В случае, когда прием проходит в новом здании фирмы, если есть холл, встречу гостей и аперитив, а также произнесение вступительной речи следует перенести туда.
Самый скромный и демократичный вариант – это открытие небольшой фирмы, арендующей одну или несколько комнат. В этом случае оркестр с успехом заменит подобранная фонограмма. Для сервировки стола больший упор нужно сделать на холодные закуски, можно приспособить микроволновую печь.
И НЕ ЗАБУДЬТЕ ПРИГЛАСИТЬ ФОТОГРАФА ИЛИ ОПЕРАТОРА.
Сойдет и просто фотоаппарат или видеокамера, а можно и пригласить корреспондентов. Только пусть это будут люди, в которых вы уверены.
